在Excel中，我们可以使用“数据有效性”功能来创建下拉列表，供用户从中选择。例如，如下图所示：
①选择主数据工作表中的B列。 ②调出“数据有效性”对话框，选择“允许”下拉列表框中的“序列”。 ③在“来源”中输入要提供用户选择的文本，例如：请假,出差,年休。 ④单击“确定”后，在主数据工作表的B列中任一单元格单击，出现带有数据的可供选择的列表，如下图。  当然，也可以将需要提供的数据放置在工作表中的某单元格区域内，然后在“来源”中输入该单元格区域地址。
上述方法对于固定的或者说事先知道在列表中提供的数据时，非常合适。然而，如果下拉列表中的数据需要不断增加，或者需要调整，仍然按照上述方法的话，则需要重复上述步骤。
下面提供一种方法，能够动态改变列表中的数据，而无需每次调出“数据有效性”对话框。先看看下图：
①在基础数据工作表中，在列A单元格中依次输入想要显示在下拉列表中的数据，如“请假”、“出差”、“换休”。 注：将这些数据输入在单独的工作表中，能够避免在主工作表中操作时无意中修改这些数据。 ②调出“新建名称”对话框，在“名称”中输入“List”。 ③在“范围”列表中选择“工作簿”。 ④在“备注”中输入一些说明文字。 ⑤在“引用位置”输入公式“=OFFSET(基础数据!$A$1,0,0,COUNTA(基础数据!$A:$A),1)”。 现在，回到主数据工作表，如下图所示。  ①选择列C。
②调出“数据有效性”对话框，选择“允许”下拉框中的“序列”。
③在“来源”中输入公式“=List”，即与前面定义的名称连接。
此时，单击列C中的任一单元格，将出现下拉列表框，包括在基础数据工作表中列A的数据，如下图所示。
现在，您在基础数据表中添加数据，如加班，此时在主数据工作表的列C中单元格的下拉列表中会自动出现添加的“加班”项，如下图所示。
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